Wie funktioniert Fulfillment? Der Ablauf

Fulfillment ist eine sehr vielfältige Angelegenheit. Nahezu kein Fulfillment-Kunde – ob stationärer Händler oder Shop-Betreiber im Internet – gleicht mit seinen Anforderungen und Bedürfnissen dem anderen. Selbsterklärend, dass dies dem Fulfillment-Dienstleister viel Flexibilität, Know-how und Einfühlungsvermögen abverlangt. Ohne klare Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Dienstleister geht es also nicht, wenn jeder einzelne Prozess, den der Kunde outsourcen möchte, zu 100 % sitzen soll. Daher muss der Fulfillment-Anbieter schon von Beginn an richtigen Fragen stellen.

Betrachtet man die große Vielfalt der Services, die ein Fulfillment-Dienstleister übernehmen kann – vom Bestellablauf bis zur Logistik – könnte man als Kunde vermuten, es müsse sehr kompliziert und aufwändig sein, all diese Prozesse auslagern zu lassen. Dem ist jedoch nicht so, denn tatsächlich sind die für beide Seiten wichtigsten Punkte in puncto Outsourcing in nur wenigen Schritten geklärt – vorausgesetzt, es gibt hierbei einen klaren Ablauf.

Maßgeschneidertes Fulfillment in fünf Schritten

Von der Kontaktaufnahme bis zur Absprache
Im ersten Schritt nimmt der Kunde Kontakt mit dem Fulfillment-Dienstleister auf. Dies kann entweder per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular auf der Website stattfinden. Natürlich müssen nicht bereits jetzt sämtliche Details aufgeführt werden, es genügt eine kurze Erläuterung, wie und wo Unterstützung gefragt ist. Alle weiteren Eckdaten und Einzelheiten erfragt der Fulfillmentservice dann beim Kunden.

Dies können Fragen sein, wie zum Beispiel:

  • Um welche Waren handelt es sich?
  • Wie viele Waren sind es?
  • Welches Gewicht haben die Produkte?
  • Ist ein Versand ins Ausland gewünscht oder auf Deutschland beschränkt?
  • In welcher Form werden die Produkte angeliefert?
  • Was und wie viel soll gelagert werden?

Die Beantwortung dieser Fragen sollte üblicherweise nicht allzu viel Zeit in Anspruch nehmen, denn sie können leicht mit ja/nein oder in Zahlen beantwortet werden. Nähere Details und zusätzliches Bildmaterial liefern dem Fulfillment-Anbieter natürlich noch mehr Aufschluss. Anhand genauerer Antworten kann sich dieser ein noch präziseres Bild davon machen, in welcher Art und Weise er Unterstützung leisten kann.

All diese Informationen stellen nun die Basis für Schritt 2 dar: Das erste, unverbindliche Angebot von Seiten des Fulfillmentservices. Sagt dieses dem Interessenten in allen Konditionen zu, geht es nahtlos über in Schritt 3 und damit ins Detail. Es werden nun alle Prozesse und gewünschten Fulfillment-Leistungen – bestenfalls bei einem persönlichen Treffen – genauestens besprochen, aufeinander abgestimmt und dokumentiert. Ein kompetenter und erfahrener Fulfillment-Dienstleister kann dem Kunden außerdem weitere Maßnahmen zur Optimierung der Fulfillmentprozesse beziehungsweise der Versandabwicklung vorschlagen und die Abläufe noch runder gestalten.

Schnittstellen und Einlagerung

Im vierten Schritt werden der Bestellverlauf sowie der Produkt- und Warenbestand aufeinander abgestimmt. Dazu erstellt der Fulfillment-Dienstleister in enger Abstimmung mit der IT des Kunden fertige Schnittstellen für den Datenaustausch. Das ist die Voraussetzung für ein funktionierendes E-Commerce- und Omni-Channel-Fulfillment. Schließlich sollen die Waren und Produkte nach der Bestellung schnell und ohne Probleme beim Kunden ankommen.

Nachdem die Schnittstellen eingerichtet sind folgt mit Schritt 5 die Anlieferung und Einlagerung der Waren im Lager des Fulfillment-Anbieters. Von nun an kann der Fulfillment-Kunde sich darauf verlassen, dass jeder Schritt – von der Bestellung im Onlineshop bis zum pünktlichen Versand – reibungslos abläuft und kann sich ganz seinen Kernkompetenzen widmen.

Fazit:

Diejenigen Shopbetreiber, die sich im Geschäftsalltag entlasten lassen möchten, können sich darauf verlassen, dass ein kompetenter Fulfillment-Anbieter die richtigen Fragen stellt und auf diese Weise ganz auf ihre Bedürfnisse und Anforderungen eingehen können. Bestenfalls erhalten sie von diesem noch zusätzliche Hinweise, wie sie ihre Abläufe mit den richtigen Fulfillment-Services beziehungsweise Logistik-Outsourcing noch effizienter gestalten können.

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